Pourquoi le mode projet progresse ?

Le mode projet se développe aujourd’hui rapidement dans les entreprises. Notre billet aborde ce sujet, car nous aussi à l’agence Art’mail CONSEIL, nous l’utilisons. Il y plusieurs avantages tant en interne que pour nos clients. En effet, petits ou grands, les projets demandent une méthode sans faille et un savant dosage entre autonomie et travail d’équipe, communication et action, chiffres et créativité…

Dans un premier temps, nous allons vous présenter son fonctionnement et pourquoi il progresse aussi rapidement en entreprise. Puis, nous présenterons dans un second temps, comme nous essayons de le faire à chaque fois d’ailleurs, des conseils et astuces pour se mettre en mode projet.

Pourquoi le mode projet se développe en entreprise ?

Comme le précise la définition de Wikipédia, le mot a été initialement adopté, il se rapportait au plan de quelque chose, non à l’exécution proprement dite de ce plan. Quelque chose accompli selon un projet était appelé « objet ». Cette utilisation du mot « projet » changea dans les années 50 quand plusieurs techniques de gestion de projet ont été élaborées : avec cette avancée, le mot a légèrement dévié de sens pour couvrir à la fois les projets et les objets.

Le mode projet se développe aujourd’hui rapidement dans les entreprises car, la matrice  (fonctionnel/ « divisionnel ») n’étant plus vraiment adaptée à des marchés devenus exigeants en terme de réactivité, les organisations en mode projet ont vu le jour.

Ce type de fonctionnement s’avère très efficace pour mener à bien des opérations nouvelles, limitées dans le temps, et exigeant la coopération de plusieurs départements.

Il suppose une structure expérimentée et des comportements adaptés de l’équipe projet.

Mode projet et méthodes « agiles » :

Avec un objectif clair : augmenter la probabilité de terminer à la bonne date, tout en minimisant les coûts. D’ailleurs des méthodes comme « les méthodes agiles » nées du développement informatique permettant de concevoir des logiciels en impliquant au maximum le demandeur (client), ce qui permet une grande réactivité à ses demandes, s’adaptent de plus en plus au dossier de création de sites Internet, Intranet, Extranet, voire portail…

En effet, les méthodes agiles se veulent plus pragmatiques que les méthodes traditionnelles. Elles visent la satisfaction réelle du besoin du client, et non d’un contrat établi préalablement. La notion de méthode agile est donc née à travers un manifeste signé par 17 personnalités en 2001 (parmi lesquelles, Ward Cunningham l’inventeur du Wiki), créateurs de méthodes ou dirigeants de sociétés dont la traduction laconique est la suivante :

1. Individus et interactions plutôt que processus et outils
2. Développement logiciel plutôt que documentation exhaustive
3. Collaboration avec le client plutôt que négociation contractuelle
4. Ouverture au changement plutôt que suivi d’un plan rigide

Grâce aux méthodes agiles, le client est pilote à part entière de son projet et obtient très vite une première mise en production de son projet, ou logiciel. Ainsi, il est possible d’associer les utilisateurs dès le début du projet !

Le schéma du mode projet :

LE PROJET

Quelque soit le projet, la pierre angulaire du projet se résume en 3 dimensions :

1. Périmètre projet :  un cahier des charges, un objectif à atteindre…(dans un domaine défini)
2. Délai imparti : un début et une fin de projet annoncée
3. Moyens alloués : ressources humaines, financières, techniques…

SA STRUCTURE

La structure en mode projet est repérable à l’existence de 2 entités en simultanées (en relation) :

1. un maître d’œuvre (MOE), entouré d’une équipe projet
2. un maître d’ouvrage (MOA), entouré d’un comité de pilotage

Une 3e structure émerge dans les projets, un maître d’usage (MOU), entouré d’un comité de pilotage et entouré d’une équipe projet)

Le maître d’œuvre est en général le chef du projet  dit « opérationnel » et donc le manager du projet.

L’équipe projet : un regroupement d’experts (ou plutôt de « compétences ») du projet, une variété (multidisciplinarité), en nombre limité, à savoir moins de 10, en règle général ;

Le maître d’ouvrage est le « client » du projet, le donneur d’ordre, l’utilisateur, éventuellement, celui qui modifie, supprime, ajoute…. En cours de route, ce n’est d’ailleurs pas toujours simple à gérer d’ailleurs… En effet, dans ce cas le délai initial n’est plus respecter. Heureusement les méthodes

Le Comité de Pilotage : composé d’experts, hiérarchiquement supérieurs aux experts de l’équipe projet, en nombre suffisant pour « critiquer » le travail de l’équipe projet, et aider le maître d’ouvrage à faire les choix, au fur et à mesure que le chef de projet lui présentera l’avancée du projet lors des comités….

Le maître d’usage, pas toujours présent dans les projets (à tort sûrement !), intervient essentiellement en période de test, avant même la version « béta », lorsqu’elle existe.

Il est l’usager « premier » qui va faire remonter les premiers ressentis.

LES PHASES

1. analyse de l’existant : collecte et recueil des données et tri
2. diagnostic : interne et externe (forces / faiblesses ; opportunités / contraintes)
3. scénarii : plusieurs sont possibles
4. bilan socio-économique (selon le scénario et sa mise en œuvre)

LES 4 « P » selon le CNAM

1. Programmer
2. Planifier
3. Piloter
4. Publiciser

Programmer, c’est découper le projet en étapes intermédiaires (phases) facilement maîtrisables à la fois en consommation de ressources et de temps.

Planifier consiste à mettre un calendrier en face des phases pour maîtriser l’enchaînement.

Piloter, suppose la mise en place d’indicateurs (tableau de bord de pilotage) et de définir des « leviers » d’action pour modifier (corriger) le cours du projet si nécessaire.

Publiciser : il est indispensable de communiquer (faire de la « pub ») au début et tout au long du déroulement du projet car les changements apportés par le projet auront des répercussions sur les modes et conditions de travail d’un certain nombre de personnes. S’ils découvrent ces changements trop tard le projet (et ses résultats) risque d’entraîner des blocages !

LE RESPONSABLE DE PROJET

À ce rôle de responsable de projet, s’ajoutent, dans les structures en réseaux, d’autres rôles transversaux, comme ceux de coordinateurs et d’interfaces, déterminants dans ce type d’organisations. De plus, il doit pouvoir utiliser les nouveaux outils collaboratifs tant dans l’équipe, qu’avec son client. Comme le précise Didier Calloc’h, l’un des directeurs associés de l’agence, « nous avons déjà intégré ce mode opératoire avec nos clients et partenaires, en utilisant la palette d’outils de Google (sites, documents, agenda…), simple et sécurisée. »

A part dans certaines entreprises pour lesquelles ce mode structurel et de fonctionnement s’applique sans réserve (sociétés de conseil, d’ingénierie…) comme notre agence conseil, Art’mail CONSEIL, le mode projet est surtout utilisé en complément des deux autres modes structurels ; la structure par fonctions (ou division) et la structure par processus (chaîne de valeur) : la structure projet sert alors pour préparer des changement ponctuels (structurels ou opérationnels)

Les astuces et conseils :

• Choisir un responsable expérimenté

Mener un projet représente des responsabilités et une grosse charge de travail, alors attention au surmenage.

• Effectuer une pré étude

La phase d’exploration permet de partir sur de bonnes bases ou d’arrêter le projet à temps.

• Sélectionner les bons acteurs du projet

Le comité de pilotage constitue le lieu de décision. L’équipe projet se situe dans l’action.

• Définir un planning de travail

Un planning s’avère plus efficace s’il est centré sur les objectifs, et non les taches.

• Contractualiser le projet

Le contrat formalise le projet entre les divers acteurs grâce à des objectifs chiffrés.

• Communiquer à bon escient et au bonnes personnes

Il faut trouver le bon dosage en communication. Ne négligez pas votre supérieur.

• Trouver des solutions à chaque étape du projet

Malgré un pouvoir de décision restreint par le comité de pilotage, vous devez affronter les problèmes.

• Faire preuve d’empathie, d’écoute et de fermer

Un projet, c’est avant tout une équipe à manager au jour le jour, à mobiliser et à écouter.

• Faire un bon transfert de compétence

Après votre mission, votre projet suit un autre développement mené par une nouvelle équipe.

• Capitaliser de l’expérience

Faites le bilan et archivez les données pour enrichir l’expérience de l’entreprise.

Conclusion

Nous espérons que ce bref billet vous aidera à mieux comprendre l’arrivée en force du mode projet, ses enjeux et ses atouts . Cependant, attention, une fois avoir assimilé  le mode projet, il vous reste encore sa mise en oeuvre. En effet, comprendre son processus est important, mais le mettre en application reste primordiale  ! Alors, faites les bons choix. Sachez vous faire accompagner !

Enfin, quelles alertes sont nécessaires :

• Faites attention, l’antinomie est au cœur de la démarche projet En effet, comme précisé ci-dessus, le triangle « périmètre /moyens / délais » est difficile à équilibrer.
• Par ailleurs la structure même de projet entre souvent en opposition avec la structure d’autorité formelle (organigramme).
• Le projet : un mode adapté au changement avec seuil.

Sources = CNAM, JDN, Comment ça marche ; Illustration : ADS